Ein Vertriebsmitarbeiter chattet in Microsoft Teams mit einem Kollegen, wechselt in ein Meeting und möchte direkt im Anschluss einen Kunden anrufen, ohne die Anwendung zu verlassen. Das funktioniert zwar bei internen Gesprächen sofort, aber sobald die Nummer ausserhalb der eigenen Organisation liegt, stösst Teams ohne zusätzliche Einrichtung an eine Grenze. Für Unternehmen, die ihr gesamtes Kommunikationssystem in einer Oberfläche bündeln möchten, lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die Telefonie-Optionen von Teams.

Warum Teams von Haus aus keine echte Amtsleitung hat

Microsoft Teams wurde in erster Linie als Chat- und Zusammenarbeitsplattform entwickelt, wobei Sprach- und Videoanrufe zwischen Kollegen innerhalb derselben Organisation von Anfang an funktionieren. Ein Anruf zu einer externen Telefonnummer, etwa einem Kunden mit klassischem Festnetz- oder Mobilanschluss, verlangt jedoch eine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz, die in der Standardversion von Teams schlicht nicht vorhanden ist.

Diese Verbindung lässt sich auf zwei Wegen nachrüsten. Microsoft bietet eigene Calling Plans an, die direkt über das Microsoft 365 Admin Center gebucht werden. Alternativ verbindet ein Unternehmen Teams über Direct Routing mit einem externen SIP-Anbieter, wodurch die Auswahl an Nummern, Ländern und Preisstrukturen deutlich breiter wird.

Wie Direct Routing funktioniert

Direct Routing ist eine offene Microsoft-Schnittstelle, über die ein zertifizierter SIP-Trunk-Anbieter Anrufe direkt mit Teams austauscht. Technisch läuft dabei ein sogenannter Session Border Controller zwischen Ihrer Geschäftsnummer und der Microsoft-Cloud, der Anrufe in beide Richtungen weiterleitet und dabei Anrufer-ID, Verschlüsselung und Routing-Regeln verwaltet.

Für die Endanwender ändert sich äusserlich wenig: Ein Mitarbeiter tippt eine externe Nummer direkt in Teams ein oder klickt in einem Chat auf eine erkannte Telefonnummer, und der Anruf wird über den SIP-Trunk nach aussen geleitet. Eingehende Anrufe auf der Geschäftsnummer klingeln gleichzeitig auf dem Teams-Client, sodass ein Mitarbeiter unabhängig vom Standort erreichbar bleibt.

Warum ein spezialisierter SIP-Trunk oft die bessere Wahl ist

Microsoft Calling Plans binden ein Unternehmen an Microsofts eigenes Netz und dessen Ländervorwahlen, was bei einem internationalen Kundenstamm schnell einschränkend wirkt. Ein externer SIP-Trunk-Anbieter wie CallFactory verbindet dagegen bestehende Schweizer und internationale Geschäftsnummern mit Teams, ohne dass ein Unternehmen seine Nummern wechseln oder zusätzliche Verträge mit Microsoft abschliessen muss.

Ein weiterer Punkt betrifft den Support. Bei einer Störung im Telefonnetz übernimmt ein spezialisierter Anbieter die Fehlersuche zwischen SIP-Trunk und Festnetz, während Microsoft-Support in der Regel auf die Teams-Anwendung selbst beschränkt bleibt. Für Unternehmen, die auf zuverlässige Erreichbarkeit angewiesen sind, macht dieser Unterschied im Ernstfall viel aus.

Einrichtung in der Praxis

Die Einrichtung beginnt mit der Konfiguration eines SIP-Trunks zwischen Ihrer Geschäftsnummer und Microsoft Teams, wofür in der Regel administrative Rechte im Microsoft 365 Tenant nötig sind. Anschliessend werden Nutzer für Enterprise Voice lizenziert und Nummern den entsprechenden Teams-Konten zugewiesen, wonach Anrufe sofort über die gewohnte Teams-Oberfläche laufen.

Weil dieser Schritt einmalig ist und technisches Detailwissen verlangt, übernehmen wir die Konfiguration für unsere Kunden vollständig, inklusive Tests der Anrufqualität und der Routing-Regeln vor dem produktiven Einsatz. Danach verwalten Sie Nummern, Weiterleitungen und Öffnungszeiten weiterhin über Ihr gewohntes CallFactory-Dashboard, ganz unabhängig davon, ob ein Anruf über Teams, ein Tischtelefon oder ein Mobiltelefon geführt wird.

Für welche Unternehmen sich das lohnt

Teams-Telefonie eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits vollständig auf Microsoft 365 setzen und ihre Kommunikationskanäle konsolidieren möchten, statt eine separate Telefonanlage neben Teams zu betreiben. Beratungsfirmen, IT-Dienstleister und verteilte Teams mit vielen Homeoffice-Mitarbeitenden profitieren am stärksten, weil Chat, Meeting und Telefonanruf in derselben Anwendung stattfinden und kein Wechsel zwischen Programmen nötig ist.

Für Betriebe mit hohem Anrufvolumen an einem festen Empfangsplatz bleibt oft eine Kombination sinnvoll: Teams für Mitarbeitende am Schreibtisch und ein klassisches Tischtelefon oder Team-Dashboard für die Zentrale, wobei beide Geräte unter derselben Geschäftsnummer laufen.

Alternative zu Teams-Telefonie: Weiterleitung über das Fest- und Mobilnetz

Direct Routing bindet die Anrufqualität an Ihre Internetverbindung, was für die meisten Büros unproblematisch ist, aber nicht jedes Unternehmen möchte diese Abhängigkeit für die gesamte Geschäftstelefonie eingehen. CallFactory empfiehlt deshalb standardmässig ein zweistufiges Setup: Mitarbeitende, die eng mit Teams arbeiten und Anrufe direkt aus der Anwendung führen möchten, nutzen Direct Routing, während die Geschäftsnummer im Hintergrund weiterhin klassisch über das Fest- und Mobilfunknetz zugestellt werden kann.

Dieses Grundsetup eignet sich besonders für Unternehmen, die zwar Teams für Chat und interne Meetings einsetzen, für den Kundenkontakt aber eine Zustellung wünschen, die auch bei einer wackligen Internetverbindung zuverlässig funktioniert. Ein Anruf lässt sich dabei je nach Bedarf auf das Tischtelefon der Zentrale, auf ein Mobiltelefon im Aussendienst oder auf Teams selbst weiterleiten, wobei sich diese Zuordnung jederzeit über das Dashboard anpassen lässt. Teams-Telefonie über Direct Routing bleibt die richtige Wahl für Unternehmen, die vollständig auf Microsoft 365 setzen und eine enge Softwareintegration priorisieren, während Betriebe, die vor allem verlässliche Erreichbarkeit ohne Internetabhängigkeit suchen, mit der klassischen Zustellung über das Telefonnetz den einfacheren und robusteren Ausgangspunkt erhalten.

Was bei der Anrufer-ID zu beachten ist

Ein Detail, das bei der Planung häufig übersehen wird, ist die korrekte Darstellung der Anrufer-ID bei ausgehenden Gesprächen. Ruft ein Mitarbeiter über Teams einen Kunden an, muss auf dessen Telefon die richtige Schweizer Geschäftsnummer erscheinen, nicht eine interne oder falsch formatierte Nummer. Diese Zuordnung wird bei der Einrichtung des SIP-Trunks konfiguriert und sollte vor dem produktiven Einsatz mit Testanrufen zu mehreren Netzbetreibern geprüft werden, weil einzelne Betreiber Anrufer-IDs unterschiedlich verarbeiten.

Ebenso wichtig ist die Notrufweiterleitung. Weil ein Mitarbeiter über Teams von praktisch jedem Standort aus telefonieren kann, muss die Konfiguration festlegen, welcher Standort bei einem Notruf an die zuständige Leitstelle übermittelt wird. Bei der Einrichtung durch CallFactory wird dieser Punkt standardmässig mitgeprüft, damit er im laufenden Betrieb nicht in Vergessenheit gerät.

Kosten im Vergleich zu Microsoft Calling Plans

Microsoft Calling Plans berechnen in der Regel eine feste monatliche Gebühr pro Nutzer zuzüglich Verbrauchskosten für Anrufe ausserhalb des Inlandpakets, wobei die Auswahl an verfügbaren Ländern und Rufnummernformaten von Microsoft vorgegeben ist. Ein SIP-Trunk über Direct Routing berechnet stattdessen die Nummer und das Gesprächsvolumen getrennt von der Microsoft-Lizenz, was bei internationalen Anrufmustern häufig günstiger ausfällt, insbesondere wenn ein Unternehmen bereits eine Schweizer oder europäische Geschäftsnummer mit günstigen Auslandstarifen nutzt.

Für die Budgetplanung lohnt sich ein direkter Vergleich beider Optionen anhand des tatsächlichen Anrufvolumens Ihres Teams, statt sich allein auf die Werbeaussagen eines Anbieters zu verlassen. Wir erstellen für Interessenten auf Wunsch eine Gegenüberstellung basierend auf Ihrem bisherigen Anrufprotokoll, damit die Entscheidung auf echten Zahlen statt auf Schätzungen beruht.

Wie CallFactory die Verbindung herstellt

CallFactory verbindet Ihre Geschäftsnummer über Direct Routing mit Microsoft Teams und bettet diese Verbindung direkt in unser Telefonsystem ein, sodass Tischtelefon, Softphone und Teams-Anrufe unter derselben Nummer und denselben Routing-Regeln funktionieren. Wir übernehmen die technische Einrichtung, testen die Verbindung vor dem Livegang und stehen bei Störungen direkt zur Verfügung, statt Sie zwischen zwei Support-Stellen hin- und herzuschicken.

Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf, um zu besprechen, welche Nummern angebunden werden sollen und wie viele Nutzer für Enterprise Voice lizenziert werden müssen. So erhalten Sie eine klare Schätzung der Einrichtungszeit und können Ihr Team ab dem ersten Tag direkt aus Teams telefonieren lassen.