Belgien
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Vereinigte Staaten„Bin ich hier richtig?“
Das denkt ein Anrufer in den drei Sekunden, bevor jemand abnimmt. Ein Satz nimmt ihm diesen Zweifel, und das Beste daran: Während er diesen Satz hört, klingelt Ihr Telefon schon. Die Begrüssung kostet ihn also nichts.
Was gleichzeitig passiert
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Die Begrüssung läuft, und der Anruf geht im selben Moment schon an Ihr Telefon. Wenn der Satz zu Ende ist, steht also jemand bereit; der Anrufer hat keine Sekunde länger gewartet, um ihn zu hören.
Drei Dinge, die Sie in einem Satz unterbringen können
Es ist die einzige Stelle im Gespräch, an der Sie sicher wissen, dass jeder zuhört. Verschwenden Sie sie nicht an „Ihr Anruf ist uns wichtig“.
Dass er richtig ist
Ohne Begrüssung hört ein Anrufer nur das Klingeln und weiss erst bei „Hallo?“, ob er das richtige Unternehmen erreicht hat. Mit Begrüssung weiss er es nach zwei Wörtern.
„Guten Tag, willkommen bei Gerber & Partner.“
Was er vor dem Gespräch wissen muss
Dass das Gespräch aufgezeichnet wird, zum Beispiel. Hier gehört das hin, nicht mittendrin und nicht ins Kleingedruckte auf Ihrer Website.
„Dieses Gespräch wird zu Qualitäts- und Schulungszwecken aufgezeichnet.“
Was gerade aktuell ist
Geschlossen zwischen Weihnachten und Neujahr, umgezogen, neue Öffnungszeiten. Eine Zeile Text zu ändern genügt, und Sie ersparen Ihrem Team dreissigmal dieselbe Erklärung.
„Wir haben vom 25. Dezember bis und mit 1. Januar geschlossen.“
Drei Wege, und die meisten wählen denselben
Die Nachricht ist eine Audiodatei, und wie sie entsteht, ist der Plattform egal. Was zählt, ist, wie schnell Sie sie beim nächsten Mal ändern können, denn genau daran scheitern aufgenommene Nachrichten.
Tippen
Sie tippen den Text in den Text-zu-Sprache-Assistenten ein, wählen eine Stimme und eine Sprache, und fertig. Nächste Woche anders? Dann tippen Sie ihn anders.
Ohne Limit, so oft Sie möchten. Auch in anderen Sprachen.
Selbst einsprechen
Sie nehmen die Nachricht mit Ihrem eigenen Telefon auf. Das klingt nach Ihnen und passt zu einem kleinen Unternehmen, bei dem der Anrufer die Stimme kennt.
Nachteil: Jede Änderung heisst neu einsprechen.
Ein Sprecher
Ein Profi spricht die Nachricht ein. Der beste Klang, und zugleich der teuerste und langsamste Weg, wenn sich etwas ändern muss.
Nachteil: Neue Öffnungszeiten kosten eine neue Aufnahme.
Dieser Unterschied ist nicht kosmetisch. Fast jede veraltete Willkommensnachricht, die uns begegnet, ist eingesprochen und nicht getippt, nicht weil niemand sie anpassen wollte, sondern weil es einen Nachmittag Arbeit bedeutete. Eine Nachricht, die Sie in dreissig Sekunden ändern, bleibt aktuell.
Vier Entscheidungen, und bei der ersten geht es um die Länge
Wie lange sie dauert
Unter fünf Sekunden. Ihr Telefon klingelt währenddessen schon, eine lange Begrüssung bedeutet also, dass jemand abnimmt, während der Anrufer noch einer Bandansage zuhört.
Lesen Sie sie laut vor und zählen Sie mit. Kommen Sie über fünf, steht etwas darin, das der Anrufer nicht braucht.
Was darin steht, und in welcher Reihenfolge
Der Firmenname zuerst, denn darauf wartet der Anrufer. Danach erst das Besondere: ein Hinweis auf die Aufzeichnung, eine Schliessung, eine Ankündigung.
„Ihr Anruf ist uns wichtig“ sagt nichts und kostet anderthalb Sekunden von den fünf, die Sie haben.
Pro Nummer eine andere Nachricht
Ihre Schweizer Nummer auf Deutsch, Ihre französische auf Französisch, Ihre Support-Leitung anders als Ihre Vertriebsleitung. Jede Nummer hat ihre eigene Begrüssung.
Wer eine lokale Nummer anruft, erwartet die Landessprache. Eine englische Begrüssung für alle Länder ist die billige Lösung, und das fällt auf.
Wann Sie sie wechseln
Feiertage, ein Umzug, eine Aktion. Eine Änderung ist sofort aktiv, Sie können sie also am selben Tag umstellen statt eine Woche im Voraus.
Stellen Sie sich eine Erinnerung, um sie nach den Feiertagen wieder zurückzustellen. Daran scheitert es meistens.
In jedem Paket, auch für eine Person
Die Willkommensnachricht ist standardmässig und ohne Aufpreis in jedem Paket enthalten, von Geschäftsnummer bis Kundenservice.
Diese Funktion arbeitet mit jeder Schweizer Telefonnummer und mit all unseren internationalen Telefonnummern, sodass Sie nie zwischen Funktionsumfang und Reichweite wählen müssen.
Zur Willkommensnachricht
Nein, und das ist das Schöne daran. Während die Nachricht läuft, klingelt Ihr erstes Telefon schon. Wenn der Satz zu Ende ist, kann also sofort abgenommen werden; die Begrüssung kostet den Anrufer keine Sekunde extra.
Sofort. Sie passen den Text an, erzeugen ihn neu, und der nächste Anruf hört die neue Version. Kein Support-Ticket, keine Wartezeit.
Ja. Jede Nummer hat ihre eigene Begrüssung, Ihre Schweizer und Ihre französische Nummer können also jeweils in der passenden Sprache beginnen, mit demselben Team dahinter.
Ja, das ist eine andere Begrüssung auf derselben Nummer, gekoppelt an Ihre Öffnungszeiten. So hört jemand, der um acht Uhr abends anruft, sofort, wann Sie wieder geöffnet haben.
Es gibt drei Wege: Sie nehmen die Nachricht selbst mit Ihrem Telefon auf, lassen sie von einem Sprecher einsprechen oder erzeugen sie in Sekunden mit unserem Text-zu-Sprache-Assistenten. Alle drei lassen sich jederzeit anpassen.
Ja, viele Unternehmen nutzen die Willkommensnachricht, um Anrufern mitzuteilen, dass Gespräche zu Schulungs- und Qualitätszwecken aufgezeichnet werden können. Das ist in der Schweiz eine übliche Vorgehensweise.
Ja, Sie können pro Nummer eine andere Nachricht einstellen oder mit dem Text-zu-Sprache-Assistenten einfach Nachrichten in mehreren Sprachen erzeugen, jeweils mit einer natürlich klingenden Stimme.
